Ik kan niet alle bijlagen kwijt in eXchange, hoe los ik dat op?
Om de uit te voeren herstelwerkzaamheden te onderbouwen, verzamel je in het eXchange-dossier alle relevante gegevens. Soms is het zinvol om documenten zoals inkoopfacturen en uitleesrapporten als bijlage aan het dossier toe te voegen. Tot voor kort zaten daar nog wat beperkingen aan. Zo konden er maximaal vier bijlagen bij een dossier en konden die alleen toegevoegd worden als er ook een volledige (nieuwe) calculatie werd toegevoegd. Dit leverde ons veel vragen en verzoeken tot verbetering op. Gelukkig hebben we daar vanaf 6 januari 2022 een antwoord op: de Bijlagenservice! Wij leggen graag uit hoe die werkt.
Onze uitleg
Voor de meeste documenten geldt dat ze alleen (digitaal) bewaard moeten worden voor een eventuele dossiercontrole. Soms is het echter verplicht (bijvoorbeeld bij een kalibratierapport) om daarnaast ook een of meerdere documenten als bijlage aan het eXchange-dossier toe te voegen. De Werkwijze Schadegarant of Werkwijze Glasgarant geeft hier duidelijkheid over.
Meerdere bijlagen
Het naar eigen inzicht toevoegen van niet-verplichte documenten aan het eXchange-dossier is toegestaan omdat dit mogelijk helpt bij het onderbouwen van de werkzaamheden. De Bijlagenservice maakt het mogelijk om meer dan vier bijlagen aan het eXchange-dossier toe te voegen. Het maximale aantal dat toegevoegd kan worden hangt wel af van het type bijlage.
Tags toevoegen
Er dient dan ook aan elke bijlage een voor gedefinieerde ‘tag’, zoals bijvoorbeeld: ‘Garantiecertificaat’, ‘Kalibratierapport’, ‘Uitlijnrapport’, etc., meegegeven te worden. In principe kan er van elk type bijlage slechts één (1) bestand toegevoegd worden. Een uitzondering daarop zijn de ‘OBD-rapporten’ (maximaal 2) en de ‘Inkoopfacturen’ (maximaal 3). We starten met een beperkt aantal tags die we mogelijk in de toekomst verder uitbreiden.
Eenvoudig beheren
Doordat de service helemaal los staat van de calculatieservice kunnen er op elk moment bijlagen toegevoegd en/of verwijderd worden, zonder dat er dan ook een (nieuwe) calculatie moet worden toegevoegd. Dit maakt het bewerken van bijlagen een stuk eenvoudiger.
Goed om te weten!
Het toevoegen van een bijlage via de Bijlagenservice werkt anders dan voorheen. In deze korte Handleiding Bijlagenservice lees je hier meer over.
